สูตรบริหารเงิน เข้าถึงง่าย เงินสดย่อย (Petty Cash) ที่ร้านใหญ่ไม่เคยบอก!
การทำธุรกิจไม่ให้ขาดทุนต้องบริหารการเงินให้มีประสิทธิภาพ มีตัวอย่างให้เห็นแล้วกับร้านที่ขายดีแต่สุดท้ายก็เจ๊ง ไม่เป็นท่า หลักการเบื้องต้นสำคัญด้านการเงินทางธุรกิจที่ควรรู้คือ
- แยกบัญชีเงินส่วนตัวและเงินในการทำธุรกิจ
- ทำบัญชีรายรับรายจ่าย
- ให้ความสำคัญกับกระแสเงินสด
ซึ่งตามทฤษฏีส่วนใหญ่ก็มักจะพูดถึงแต่ภาพรวมในมุมกว้าง แต่ในความเป็นจริงเรื่องของ เงินสดย่อย (Petty Cash) ก็เป็นอีกสิ่งสำคัญที่คนทำธุรกิจควรรู้เช่นกัน
เงินสดย่อย หรือ Petty cash คือเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเป็นผู้กำหนดขึ้นไว้จ่ายค่าใช้จ่ายภายในกิจการ โดยเป็นเงินที่มีจำนวนไม่มากนัก ซึ่งไม่เหมาะสมกับการเบิกจ่ายเป็นเช็ค หรือไม่สะดวกในการเขียนเช็คสั่งจ่ายเมื่อต้องการใช้งาน
ซึ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้นแล้วกิจการก็มีความจำเป็นที่จะต้องรีบจ่ายเงินทันที และเงินสดย่อยนี้จะอยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานการเงิน หรือพนักงานบริษัทคนใดคนหนึ่งก็ได้ เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย” ส่วนหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้รักษาเงินสดย่อยก็คือ
- เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ให้ปลอดภัย
- นำจ่ายเงิน พร้อมเก็บหลักฐานในการเบิก
- บันทึกการจ่ายเงินในสมุดเงินสดย่อย
- จัดทำใบสำคัญเพื่อขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย
ถ้ายังมองไม่เห็นภาพว่า “เงินสดย่อย” (Petty Cash) เป็นอย่างไร ลองยกตัวอย่างธุรกิจร้านกาแฟเล็กๆแห่งหนึ่งที่ตั้งวงเงินสดย่อยไว้ เดือนละ 2,000 บาท ซึ่งมีการใช้จ่ายดังนี้
- ค่าน้ำมันรถส่งของ 300 บาท
- ค่าของใช้จิปาถะในร้าน 200 บาท
- รวมการเบิกเงินสดย่อย 500 บาท
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องนำเอกสาร การจ่ายเงิน 500 บาท ไปขอเบิกชดเชยจากฝ่ายการเงิน หรือ เจ้าของกิจการ เพื่อนำกลับมาเติมวงเงินให้เท่าเดิมในต้นเดือนถัดไป และหมุนเวียนแบบนี้ทุกๆ เดือน จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่ม หรือ ลดวงเงิน
ประโยชน์ของเงินสดย่อย
- เมื่อมีระบบของเงินสดย่อยเข้ามาใช้ในกิจการ ช่วยให้การบริหารงานด้านการเงินเป็นระเบียบมากและปลอดภัยมากขึ้น เนื่องจากการใช้ระบบเงินสดย่อยจำเป็นจะต้องมีการบันทึก หรือจัดเก็บหลักฐานในการเบิก ป้องกันการทุจริตได้ด้วย
- ประหยัดเวลาในการทำงาน เพิ่มความสะดวกในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเล็กน้อยที่อาจเกิดขึ้นอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งจะรวบรวมบันทึกครั้งเดียวเมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยเบิกชดเชย
- สร้างความปลอดภัยในการจัดเก็บเงินสดไว้ใช้ภายในกิจการ เนื่องจากกิจการสามารถหลีกเลี่ยงการเก็บเงินสดจำนวนมากไว้กับตัวที่อาจสูญหายหรือถูกโจรกรรมได้ง่ายๆ
ซึ่งเงินสดย่อยก็ยังแยกออกเป็นอีก 2 ประเภทได้แก่
- เงินสดย่อยแบบจำกัดวงเงิน หรือ Impress System ซึ่งวงเงินเงินสดย่อยจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ แต่จะเปลี่ยนแปลงเฉพาะในกรณีที่มีการเพิ่ม หรือลดวงเงินเงินสดย่อยเท่านั้น
- เงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงิน หรือ Fluctuating System คือเงินสดย่อย ที่ไม่ได้กำหนดวงเงินเงินสดย่อยไว้เป็นจำนวนแน่นอน เนื่องจากผู้รักษาเงินสดย่อยสามารถทำการขอเบิกเงินชดเชยเป็นจำนวนเท่ากับ มากกว่า หรือน้อยกว่า จำนวนของเงินสดย่อยที่จ่ายไปได้ตลอดเวลา
อย่างไรก็ดีเรื่องของ “เงินสดย่อย” (Petty Cash) ก็เป็นส่วนหนึ่งของวิธีบริหารการเงิน การมีเงินสดย่อยก็เพื่อให้ธุรกิจมีความคล่องตัว สามารถนำเงินมาใช้จ่ายในค่าจิปาถะที่นอกเหนือ ซึ่งจะไม่กระทบกระเทือนในระบบบัญชี เพราะแยกประเภทออกมาให้เห็นชัดเจน ช่วยให้ง่ายต่อการควบคุมเงินภายในธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่ไม่ว่าจะใช้ระบบการเงินที่ดีขนาดไหนก็ต้องระวังเรื่องเล่ย์เหลี่ยมกลโกงหรือการทุจริตที่คนเรามักฉลาดแกมโกงได้เสมอ นอกเหนือจากการใช้คนก็ควรมีเทคโนโลยีด้านการเงินเข้ามาสนับสนุนเพื่อลดความเสี่ยงและยังเป็นการอัพเกรดให้ธุรกิจพร้อมเติบโตต่อไปในอนาคตได้
ผู้อ่านสามารถติดตามข่าวสาร ทุกความเคลื่อนไหวธุรกิจ แฟรนไชส์ และ SMEs รวดเร็ว รอบด้าน
ติดตามได้ที่ Add LINE id: @thaifranchise
- อยากสร้างแฟรนไชส์ > https://bit.ly/3Ive14C
- อยากทำเป็นแฟรนไชส์ > https://bit.ly/3IrrH0k
- รู้เรื่องกฎหมาย สัญญาแฟรนไชส์ > https://bit.ly/3Iu5WNu
- รวมความรู้แฟรนไชส์ > https://bit.ly/3Pe0m5s
อ้างอิงจาก คลิกที่นี่
8 ขั้นตอน การพัฒนาระบบแฟรนไชส์
1. การวางแผนธุรกิจ ก่อนทำแฟรนไชส์
- กำหนดรูปแบบธุรกิจ (Business Model) ให้มีความชัดเจน โดนใจลูกค้า
- ชื่อกิจการ (Brand)
- การสร้างผลการดำเนินธุรกิจที่ดี ได้ผลกำไร มีความมั่นคง (Good ROI)
- การสร้างแบรนด์ ตราสินค้า ให้แข็งแกร่ง เป็นที่รู้จักผู้บริโภค
- การพัฒนาสินค้าบริการ ให้มีคุณภาพมาตรฐาน และระบบการจัดการที่เป็นมาตรฐาน
- การพัฒนาระบบบริการจัดการ จัดส่งสินค้า วัตถุดิบ
- วางโครงสร้างองค์กรใหม่ รวมถึงการพัฒนาบุคลากร ทีมงาน สนับสนุนระบบแฟรนไชส์
- การวางแผน และกำหนดเป้าหมายการขยายธุรกิจ การขยายสาขา ทั้งในและต่างประเทศ
- การกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของธุรกิจ ทำเลที่ตั้ง และรูปแบบของร้านค้า
- การเลือกใช้สื่อต่างๆ ช่องทางต่างๆ ในการจัดกิจกรรม เพื่อสร้างแบรนด์แฟรนไชส์
2. การรวบรวมข้อมูลธุรกิจ
- ระบบการปฏิบัติงาน วิธีการบริหารจัดการธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
- ระบบการเงิน การบัญชี
- งบประมาณในการลงทุนธุรกิจ การขยายสาขา
- รูปแบบของร้านค้า รูปแบบของตราสินค้า ที่เป็นเอกลักษณ์
- ระบบการสต็อกสินค้า จัดส่งสินค้า วัตถุดิบ
- แผนงานการตลาด การส่งเสริมการขายต่างๆ
- กระบวนการพัฒนาบุคลากร ทีมงานด้านต่างๆ
3. การวิเคราะห์ธุรกิจแฟรนไชส์
- ธุรกิจเปิดมานานหลายปี จำนวนไม่น้อยกว่า 1สาขา
- แบรนด์มีชื่อเสียงได้รับความนิยม เป็นที่รู้จักของผู้บริโภคในวงกว้าง
- สินค้าและบริการ มีคุณภาพมาตรฐาน เป็นที่ต้องการของตลาด
- เป็นธุรกิจที่มีความมั่นคง ให้ผลตอบแทนสม่ำเสมอ มีผลกำไร ต่อเนื่อง เป็นที่น่าพอใจ
- มีระบบการทำงาน การปฏิบัติงาน แผนการทำงานที่ชัดเจน สามารถถ่ายทอดให้คนอื่นได้
- มีระบบการพัฒนาบุคลากร และสร้างทีมงานที่แข็งแกร่ง เป็นมาตรฐาน
- ประสบความสำเร็จทางด้านการตลาด การสร้างแบรนด์ การส่งเสริมการขายต่างๆ
- แผนกลยุทธ์การขยายสาขา และเติบโตต่อเนื่อง เป็นรายเดือน หรือ รายปี
4. การวางโครงสร้างของระบบแฟรนไชส์
- กลยุทธ์การสร้างแบรนด์ให้แข็งแกร่ง เป็นที่รู้จักของผู้บริโภค
- การสร้างองค์ความรู้ ระบบปฏิบัติงานต่างๆ ที่พร้อมถ่ายทอดให้ผู้ซื้อแฟรนไชส์
- วางระบบการปฏิบัติงานของแต่ละขั้นตอนธุรกิจ ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ง่าย
- สร้างคู่มือการทำงานแต่ละฝ่าย แต่ละแผนกให้ชัดเจน รวมถึงขั้นตอนการอบรม ระบบตรวจสอบ เพื่อสร้างมาตรฐานธุรกิจแฟรนไชส์
- สร้างระบบการสนับสนุนแฟรนไชส์ซี หรือผู้ซื้อแฟรนไชส์
- การกำหนดเงื่อนไขในด้านต่างๆ ในการขยายสาขาแฟรนไชส์ ให้เป็นที่ยอมรับของลูกค้า (ค่าธรรมเนียม ค่าสิทธิ์ รูปแบบร้าน ทำเล การให้สิทธิต่างๆ แก่ผู้ซื้อแฟรนไชส์)
- มีโครงสร้างทีมงานที่เหมาะสม พร้อมที่จะเป็นพี่เลี้ยงแก่ผู้ซื้อแฟรนไชส์ช่วงเริ่มต้นได้
- เงื่อนไขการเปิดสาขาในด้านต่างๆ
5. การวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจแฟรนไชส์
- แผนการขยายแฟรนไชส์
- ระบบการเงิน
- ค่าธรรมเนียมต่างๆ
- ข้อเสนอแฟรนไชส์ซี
- การจดทะเบียนแฟรนไชส์
- เรื่องกฎหมาย อายุสัญญาแฟรนไชส์
- ระบบปฏิบัติงาน รูปแบบการให้สิทธิ
- การตลาด การโฆษณาประชาสัมพันธ์
- แพ็คเกจต่างๆ ระบบการสนับสนุนแฟรนไชส์ซีอย่างต่อเนื่อง
- การจัดทำคู่มือแฟรนไชส์ หรือโปรแกรมแฟรนไชส์
- การจัดทำสัญญาแฟรนไชส์ รวมถึงเครื่องหมายการค้า
6. การวางแผนเพื่อขยายสาขาธุรกิจแฟรนไชส์
- แผนการขยายสาขาของบริษัท หรือ ร้านสาขาต้นแบบ เจ้าของแฟรนไชส์จะบริหารจัดการเองทุกอย่าง เพื่อสร้างความโดดเด่น สร้างความเด่นชัดให้แก่นักลงทุน ได้เห็นภาพของร้านที่ชัดเจนมากขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การลงทุนเปิดสาขาแฟรนไชส์ในภายหลัง
- แผนการทดสอบขยายสาขาแฟนไชส์ คือ เมื่อสาขาแรกมีความแข็งแกร่ง มั่นคง มีผลกำไรต่อเนื่อง เป็นที่ยอมรับของลูกค้าในพื้นที่นั้นๆ แล้ว ก็ทดลองขยายสาขาเพิ่มอีก เพื่อทดสอบสาขาที่ 2 เป็นอย่างไร โดยนำเอาระบบการปฏิบัติงานทุกอย่างของร้านสาขาแรกมาปฏิบัติ ถ้าประสบความสำเร็จ ก็ค่อยขยายสาขาตัวเองเพิ่มอีก 2-3 สาขา ถ้าประสบความสำเร็จเหมือนสาขาแรก ก็ค่อยคิดขายแฟรนไชส์ให้กับคนอื่น
7. กระบวนการพัฒนาและปรับปรุงระบบแฟรนไชส์
- รวบรวมปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น (ระบบการบริหารจัดการในร้าน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน)วิเคราะห์ระบบการเงิน การลงทุน ในแต่ละสาขาที่เปิดทดลอง
- พิจารณาปรับปรุงระบบงาน ระบบการทำงานต่างๆ ให้เหมาะสม
- ระบบการพัฒนาทีมงานรองรับการขยายงาน ขยายสาขา
- การวางแผนงานขยายสาขาแฟรนไชส์
- เก็บข้อมูลรายละเอียดต่างๆ กลุ่มลูกค้า ผลประกอบการ การดำเนินงาน ของสาขาแรก หรือสาขาต้นแบบ เพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนาให้มีความสมบูรณ์มากที่สุด ก่อนเปิดสาขาที่ 2 ที่ 3 ที่ 4 และขายแฟรนไชส์
- จัดวางงบประมาณ ค่าธรรมเนียมต่างๆ ในการขยายธุรกิจแฟรนไชส์
8. แผนการตลาดของธุรกิจแฟรนไชส์
- การจัดทำคู่มือต่างๆ เพื่อแนะนำธุรกิจแฟรนไชส์
- กระบวนการขายแฟรนไชส์ การคัดเลือกผู้ซื้อแฟรนไชส์
- กระบวนการติดตามลูกค้าเป้าหมาย
- การนำเสนอธุรกิจแฟรนไชส์ในงานแสดงธุรกิจแฟรนไชส์ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ
- การจัดงาน สัมมนาการขายธุรกิจ แฟรนไชส์
- การเปิดเยี่ยมชมธุรกิจ ร้านต้นแบบแฟรนไชส์
- กระบวนการคัดเลือกแฟรนไชส์ซีที่เหมาะสม ตามหลักมาตรฐานแฟรนไชส์สากล
- กระบวนการถ่ายทอดความรู้ การอบรม และให้คำปรึกษาแก่แฟรนไชส์ซี
สำหรับคนที่อยากเอาตัวรอดในภาวะเศรษฐกิจแบบนี้ แนะนำเข้ารับคำปรึกษาผ่านหน่วยงาน ที่น่าเชื่อถือ เช่น
ไทยแฟรนไชส์ คอนซัลแทนซี่ (ThaiFranchise Consultancy)เป็นหน่วยงานภายใต้กำกับของไทยแฟรนไชส์เซ็นเตอร์ ยินดีให้คำปรึกษาในทุกกระบวนการสร้างระบบแฟรนไชส์ ทางบริษัทฯ มีอาจารย์และทีมงานที่พร้อมให้บริการ คอยให้คำแนะนำ และร่วมค้นหาคำตอบจากประสบการณ์บนเส้นทางของธุรกิจแฟรนไชส์ไทย มายาวนานกว่า 14 ปี
ลักษณะงาน
- เน้นการทำงานร่วมกับทีมงานของบริษัท
- ให้แนวทางในการทำงานในทุกๆ ด้าน
- มอบหมายงานและติดตามงาน
- อื่นๆ ทุกด้านที่เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจ
1. วิเคราะห์ธุรกิจปัจจุบันเบื้องต้น หัวข้อดังนี้
- ลักษณะธุรกิจในปัจจุบัน
- ผลการดำเนินงานของธุรกิจ
- การปฏิบัติงาน
- เป้าหมายในอนาคต
2. กลยุทธ์ในการสร้างธุรกิจ
- การสร้างแนวคิดธุรกิจ (Business Concept)
- การกำหนดเป้าหมาย (Business Objective)
- การจำลองงบกำไร-ขาดทุน (Profit-Loss)
- การพัฒนาในด้านต่างๆ (Development Plan)
3. การวางแผนการปฏิบัติงาน (Operation Plan)
- การวางแผนการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน
- สร้างคู่มือการทำงานแต่ละฝ่าย
- กำหนดเงื่อนไขในด้านต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสิทธิ์ รูปแบบร้าน ทำเล การให้สิทธิต่างๆ แก่ผู้ซื้อแฟรนไชส์
- มีโครงสร้างทีมงานที่เหมาะสม
4. กลยุทธ์ในการขยายธุรกิจ
- แผนการขยายสาขาของบริษัท หรือ ร้านสาขาต้นแบบ
- แผนการทดสอบขยายสาขาแฟรนไชส์
5. ขั้นตอนการพัฒนาระบบแฟรนไชส์
- รวบรวมปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น
- ดูผลประกอบการ การดำเนินของร้านแฟรนไชส์จำลอง หรือร้านต้นแบบ
- ปรับปรุงแก้ไข
- พัฒนาธุรกิจแฟรนไชส์ อย่างไม่หยุดยั้ง
การปฎิบัติงาน
- สัปดาห์ละ 1 คาบเวลา (ประมาณ 3-4 ชม.)
- ติดต่อปรึกษางานได้ตลอดเวลา
เงื่อนไขอื่นๆ
- การ Consult ไม่รับกลุ่มเดียวกัน ในช่วงเวลาเดียวกันและรับไม่เกิน 5 แบรนด์
อนึ่ง รายละเอียดและขั้นตอนการเข้าร่วมโครงการรับคำปรึกษา อาจมีนอกเหนือจากแผนงานดังกล่าวข้างต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแบบแผนโครงสร้างของธุรกิจเดิม และเป้าหมายที่กำหนดไว้
สอบถามเพิ่มเติม โทร.02-1019187
ฝ่ายที่ปรึกษาโครงการ (ThaiFranchise Consultancy)
