ระบบ HR โปรแกรมขั้นเทพ บริหารคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบ HR ได้กลายเป็นเครื่องมืออีกหนึ่งชิ้นที่สำคัญกับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่มากก็น้อย เพราะเครื่องมือนี้ ช่วยให้การทำงานด้านการบริหารคนนั้นราบรื่นขึ้นกว่าเดิม ด้วยระบบที่ชาญฉลาด ควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ถูกพัฒนาโดยผู้พัฒนาซอฟแวร์ที่เชี่ยวชาญ นำมาซึ่งระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ หลายคนอาจยังไม่รู้ว่าเครื่องมือนี้ดีอย่างไร ทางบทความจึงได้รวบรวมข้อมูลมาไว้ให้แล้ว ดังนี้

ระบบ HR บันทึกการขาด ลา มาสาย

เริ่มกันที่บทบาทแรกที่ทำให้ระบบ HR เป็นฮีโร่ด้านการบริหารคน นั่นก็คือการบันทึกพฤติกรรมพนักงาน ขาด ลา มาสายได้อย่างแม่นยำ ระบบ HR มีการบันทึกที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการตอกบัตรในสมัยก่อน โดยการเก็บข้อมูลจากการรายงานตัวของพนักงานในรูปแบบต่างๆ เช่น การสแกนลายนิ้วมือ การสแกนบัตรพนักงาน เป็นต้น

เมื่อมีการรายงานตัวแล้ว ระบบ HR จะทำการบันทึกข้อมูลนั้นไว้ในฐานข้อมูล ทันทีที่พนักงานรายงานตัวจะรู้ได้ทันทีว่าพนักงานคนนั้นเข้างานกี่โมง หากขาดงานก็จะรู้ได้เช่นกัน เพราะไม่มีการรายงานตัวเกิดขึ้น เมื่อเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลเกี่ยวกับวันทำงานของพนักงานรายนั้นแล้ว ระบบ HR จะรู้ได้ทันทีว่าพนักงานคนนั้นขาดงาน และถ้าหากมีการทำเรื่องลางานตามมา ระบบ HR ก็จะบันทึกสถานะนั้นเป็นลางานตามเหตุผลที่ระบุ

การบันทึกพฤติกรรมการเข้างานของพนักงานด้วยระบบ HR นั้นมีจุดเด่นคือการเรียกดูข้อมูลย้อนหลังที่สามารถทำได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เพราะตัวระบบมีการดึงข้อมูลที่บันทึกไว้อย่างชาญฉลาด อีกทั้งยังสามารถดูย้อนหลังได้ไกล ตามขนาดฐานข้อมูลที่ทางผู้ประกอบการได้จ่ายเงินซื้อหน่วยความจำเอาไว้

เมื่อมีการบันทึกข้อมูลที่ละเอียด และสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายดาย ก็จะช่วยติดตามพฤติกรรมพนักงานรายนั้นได้อย่างแม่นยำ ซึ่งส่งผลดีต่อการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง ขึ้นเงินเดือน ไปจนถึงการออกใบเตือนหรือเลิกจ้างได้

ระบบ HR ช่วยเรื่องจ่ายเงินเดือน

ระบบ HR ยังสามารถช่วยจัดการเรื่องเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนหลายครั้งระบบ HR ก็ถูกเรียกว่าโปรแกรมเงินเดือน เพราะสามารถคำนวณเงินเดือนรายบุคคลได้อย่างแม่นยำ ที่ไม่ใช่เพียงฐานเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายทำเบิกต่างๆ

เช่น การเบิกค่าทำงานล่วงเวลา การเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงทำงานนอกสถานที่ การเบิกค่าอาหาร การเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น ซึ่งถ้าหากมีการป้อนข้อมูลทำเบิกลงไป ระบบ HR ก็จะทำการคำนวณเงินที่พนักงานต้องได้รับ และทำการโอนเงินตามจำนวนนั้น อีกทั้งยังจัดการเรื่องภาษีและหักค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ประกันสังคม เป็นต้น แบบเสร็จสรรพ

เมื่อถึงวันเงินเดือนออกระบบ HR จะทำการคำนวณเงินเดือนรายบุคคลและโอนให้ตามจำนวนอย่างแม่นยำ โดยในการโอนเงินเดือนให้พนักงานนั้น พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็สามารถตั้งเวลาให้ระบบ HR โอนเงินได้ตามวันที่และเวลาที่ต้องการ เช่น ตั้งเวลาไว้ให้โอนเงินเดือนพนักงานทุกวันที่ 27 ของเดือน เมื่อถึงวันระบบ HR ก็จะโอนเงินอัตโนมัติ ถือเป็นอีกหนึ่งการบริหารคนที่มีประสิทธิภาพ

ระบบ HR บันทึกการอบรมพนักงาน

ระบบ HR ไม่เพียงแต่บันทึกข้อมูลพฤติกรรมการเข้างานออกงานของพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังสามารถบันทึกข้อมูลการอบรมของพนักงานได้ด้วย หากพนักงานรายไหนได้รับการอบรมพิเศษ และถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูล ระบบ HR ก็สามารถนำข้อมูลนั้นออกมาแสดง เพื่อนำไปวิเคราะห์ต่อยอดได้ เช่น การเลื่อนขั้น การโยกย้ายตำแหน่ง หรือแม้แต่การมอบหมายหน้าที่พิเศษให้กับพนักงาน เมื่อองค์กรมีกิจกรรมพิเศษ

การได้รู้ว่าพนักงานคนไหนผ่านการอบรมอะไรมาบ้าง มีประโยชน์อย่างมาก เพราะการอบรมหรือเพิ่มพูนความรู้ สามารถนำมาพัฒนาและผลักดันองค์กรให้ไปข้างหน้าได้ เมื่อมีการบันทึกข้อมูลและเรียกใช้ข้อมูลนั้น ยามที่องค์กรมีแผนสำคัญก็จะได้เลือกใช้งานให้ถูกคน และเกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ระบบ HR ออกเอกสารสำคัญต่างๆ

อีกหนึ่งเรื่องที่เกี่ยวกับการบริหารคน นั่นก็คือการออกเอกสารต่างๆ ที่ระบบ HR สามารถทำให้ได้เช่นกัน เป็นระบบอัตโนมัติ แม้ว่าเอกสารจะเยอะแยะแค่ไหน และวุ่นวายเพียงใด ระบบ HR ก็สามารถออกเอกสารได้ครบถ้วน โดยที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไม่ต้องมานั่งพิมพ์เอกสารด้วยตัวเอง และไม่ต้องมานั่งพิมพ์รายคนให้เสียเวลา เพราะระบบ HR จะดึงเอาข้อมูลที่มีในฐานระบบ มาเรียบเรียงและแสดงผลออกมาในรูปแบบของเอกสารต่างๆ โดยอัตโนมัติ เช่น ใบรับรองเงินเดือน ใบรับรองการจ้างงาน จดหมายตักเตือนจดหมายเลิกจ้าง เป็นต้น

เหตุผลที่ควรใช้ระบบ HR

• ประหยัดแรงงาน

อย่างแรกเลยเป็นเหตุผลสำคัญนั่นก็คือการประหยัดแรงงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพราะระบบ HR ช่วยทำงานแทนคนได้หลายอย่าง จากคุณสมบัติความอัตโนมัติ ที่ไม่ต้องให้พนักงานมานั่งทำเองแบบ Organic เช่นการออกเอกสาร การโอนเงินเดือนพนักงาน การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ เป็นต้น หากไม่มีระบบนี้ อาจต้องจ้างพนักงานเข้ามาทำเรื่องเหล่านี้โดยเฉพาะ ซึ่งเป็นรายละเอียดที่จุกจิกและยิบย่อย

• ประหยัดต้นทุน

จากที่ได้กล่าวไปในข้างต้นว่าประหยัดแรงงานจึงประหยัดต้นทุนด้วย ลดอัตราการจ้างงาน และยังช่วยลดโหลดการทำงานของพนักงาน เพื่อให้พนักงานเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่สำคัญกว่าและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่าได้

• แม่นยำ

เพราะเป็นโปรแกรมอัตโนมัติมีการคำนวณด้วยสมองกล มีความอัจฉริยะ ผลลัพธ์ที่ได้และแสดงออกมาจึงแม่นยำและไม่ตกหล่น อย่างพวกเรื่องการคำนวณภาษีที่มีความละเอียด หรือแม้แต่การหักเงินเดือนกรณีขาดงาน หรือมาสาย ตามกฎบริษัทที่ตัวระบบจะคำนวณให้เองอย่างอัตโนมัติ