คู่มือปฏิบัติงาน Operations Manual เขียนอย่างไรให้ครอบคลุมในรอบเดียว!

คู่มือปฏิบัติงาน หรือ Operations Manual เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานในองค์กรให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทั้งหัวหน้างานและผู้ปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ ยิ่งเป็นองค์กรหรือธุรกิจที่มีหลายสาขา ยิ่งต้องทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทุกสาขา

ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงจำเป็นต้องสร้างคู่มือปฏิบัติงานให้ครอบคลุม เพื่อการปฏิบัติงานของทุกๆ ฝ่าย ทุกๆ แผนก มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ถ้าถามว่า Operations Manual เขียนให้ครอบคลุมในเรื่องไหนบ้าง วันนี้ www.ThaiSMEsCenter.com จะแนะนำแนวทางให้ทราบ

1. เขียนหัวข้อให้ชัดเจน

มีขอบเขตที่ครอบคลุมทุกๆ ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน โดยเขียนไม่ต้องกว้างเกินไป และมีความเกี่ยวข้องกับใคร หน่วยงานใดบ้าง แผนกอะไรบ้าง ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร

2. เขียนระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดต่างๆ ของกระบวนการปฏิบัติงานของแต่ละแผนก

ส่วนใหญ่แล้วจะเขียนไว้สำหรับงานที่มีความซับซ้อน มีหลายขั้นตอน และเกี่ยวข้องกับคนหลายคน

3. เขียนเนื้อหาไว้เป็นแนวทางให้ผู้ปฏิบัติงานหรือพนักงานแต่ละส่วนไว้ใช้อ้างอิง

สามารถปฏิบัติงานได้อย่างสบายใจ และช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน รวมถึงพนักงานสามารถนำไปสอนงานคนอื่นๆ ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. เขียนเนื้อหาในคู่มือปฏิบัติงาน

นอกจากจะครอบคลุมแล้ว เจ้าของธุรกิจต้องเขียนให้ผู้ปฏิบัติงานอ่านแล้วเข้าใจง่าย และสามารถนำไปปฏิบัติตามได้อย่างมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลสูงสุด

5. เขียนคู่มือปฏิบัติงานต้องมีเนื้อหาที่สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง

เมื่อมีองค์ความรู้และแนวทางการปฏิบัติงานใหม่ๆ ที่ทันสมัยเกิดขึ้นในระหว่างการทำงาน หรือปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานเพื่อการแข่งขันในตลาด

6. เนื้อหาควรมีคำจำกัดความที่ระบุข้อความ คำศัพท์สำคัญในคู่มือปฏิบัติงาน

พร้อมความหมายของคำจำกัดความนั้นๆ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในแผนกต่างๆ เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ทั้งผู้ปฏิบัติงาน ผู้ที่กำลังศึกษาเรียนรู้คู่มือการปฏิบัติงาน รวมถึงผู้ที่เข้ามาใช้บริการในร้าน เช่น คำย่อที่ใช้ในคู่มือปฏิบัติงาน คำศัพท์เฉพาะ ภาษาอังกฤษ เป็นต้น

7. เขียนครอบคลุมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานทั้งหัวหน้า ลูกน้อง และอื่นๆ

มีใครคนไหนบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานนั้นๆ ใครต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง หรือในแต่ละกระบวนการทำงานมีใครบ้าง มีบทบาทหน้าที่อย่างไรบ้าง และต้องกำหนดระยะเวลาในกระบวนการทำงานของแต่ละคนที่รับผิดชอบ

8. เขียนถึงผังกระบวนการปฏิบัติงานให้ชัดเจน

เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานอ่านหรือดูแล้วได้เห็นถึงลักษณะของงานที่ตัวเองรับผิดชอบ โดยผังการปฏิบัติงานควรมีขั้นตอนการทำงานที่สัมพันธ์กันทั้งก่อนและหลัง เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทำความเข้าใจกระบวนการทำงานได้ง่ายขึ้น รวมถึงเป็นการแสดงให้เห็นภาพความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน

นั่นคือ แนวทางการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน Operations Manual ให้ครอบคลุมในรอบเดียว! คนปฏิบัติงานนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

 

ผู้อ่านสามารถติดตามข่าวสาร ทุกความเคลื่อนไหวธุรกิจ แฟรนไชส์ และ SMEs รวดเร็ว รอบด้าน
ติดตามได้ที่ Add LINE id: @thaifranchise

ต้องการข้อมูลข่าวสาร ต้องการอัพเดทข้อมูลการตลาด หรือแนวทางการทำธุรกิจติดตามได้ที่ https://bit.ly/335phDi
รับฟังบทความต่างๆ ผ่านทาง PodCast ไทยแฟรนไชส์เซ็นเตอร์ https://soundcloud.com/thaifranchisecenter

อ้างอิงจาก คลิกที่นี่

---

สำหรับคนที่อยากเอาตัวรอดในภาวะเศรษฐกิจแบบนี้ แนะนำเข้ารับคำปรึกษาผ่านหน่วยงาน ที่น่าเชื่อถือ เช่น

ไทยแฟรนไชส์ คอนซัลแทนซี่ (ThaiFranchise Consultancy)เป็นหน่วยงานภายใต้กำกับของไทยแฟรนไชส์เซ็นเตอร์ ยินดีให้คำปรึกษาในทุกกระบวนการสร้างระบบแฟรนไชส์ ทางบริษัทฯ มีอาจารย์และทีมงานที่พร้อมให้บริการ คอยให้คำแนะนำ และร่วมค้นหาคำตอบจากประสบการณ์บนเส้นทางของธุรกิจแฟรนไชส์ไทย มายาวนานกว่า 14 ปี

ลักษณะงาน

• เน้นการทำงานร่วมกับทีมงานของบริษัท
• ให้แนวทางในการทำงานในทุกๆ ด้าน
• มอบหมายงานและติดตามงาน
• อื่นๆ ทุกด้านที่เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจ

1. วิเคราะห์ธุรกิจปัจจุบันเบื้องต้น หัวข้อดังนี้

• ลักษณะธุรกิจในปัจจุบัน
• ผลการดำเนินงานของธุรกิจ
• การปฏิบัติงาน
• เป้าหมายในอนาคต

2. กลยุทธ์ในการสร้างธุรกิจ

• การสร้างแนวคิดธุรกิจ (Business Concept)
• การกำหนดเป้าหมาย (Business Objective)
• การจำลองงบกำไร-ขาดทุน (Profit-Loss)
• การพัฒนาในด้านต่างๆ (Development Plan)

3. การวางแผนการปฏิบัติงาน (Operation Plan)

• การวางแผนการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน
• สร้างคู่มือการทำงานแต่ละฝ่าย
• กำหนดเงื่อนไขในด้านต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสิทธิ์ รูปแบบร้าน ทำเล การให้สิทธิต่างๆ แก่ผู้ซื้อแฟรนไชส์
• มีโครงสร้างทีมงานที่เหมาะสม

4. กลยุทธ์ในการขยายธุรกิจ

• แผนการขยายสาขาของบริษัท หรือ ร้านสาขาต้นแบบ
• แผนการทดสอบขยายสาขาแฟรนไชส์

5. ขั้นตอนการพัฒนาระบบแฟรนไชส์

• รวบรวมปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น
• ดูผลประกอบการ การดำเนินของร้านแฟรนไชส์จำลอง หรือร้านต้นแบบ
• ปรับปรุงแก้ไข
• พัฒนาธุรกิจแฟรนไชส์ อย่างไม่หยุดยั้ง

การปฎิบัติงาน

1. สัปดาห์ละ 1 คาบเวลา (ประมาณ 3-4 ชม.)
2. ติดต่อปรึกษางานได้ตลอดเวลา

เงื่อนไขอื่นๆ

• การ Consult ไม่รับกลุ่มเดียวกัน ในช่วงเวลาเดียวกันและรับไม่เกิน 5 แบรนด์

อนึ่ง รายละเอียดและขั้นตอนการเข้าร่วมโครงการรับคำปรึกษา อาจมีนอกเหนือจากแผนงานดังกล่าวข้างต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแบบแผนโครงสร้างของธุรกิจเดิม และเป้าหมายที่กำหนดไว้ 

สอบถามเพิ่มเติม โทร.02-1019187
ฝ่ายที่ปรึกษาโครงการ (ThaiFranchise Consultancy)